آموزش کار با دستگاه کپی

دستگاه های کپی امروزه به یکی از پایه های ثابت مراکزی مانند ادارات، سازمان ها و... تبدیل شده اند. از این رو، آموزش کار با دستگاه کپی در امر نحوه استفاده از دستگاه کپی، موضوع مهمی به شمار می رود. این دستگاه های پرکاربرد، باعث سهولت و تسهیل در انتقال اطلاعات و اسناد میان افراد می‌ شوند. با اینکه به نظر می رسد که استفاده از دستگاه کپی کاری ساده و آسان باشد، اما برای استفاده بهینه و جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی، آشنایی کامل با عملکرد و تنظیمات این دستگاه ها الزامی است.

از جمله مواردی که در استفاده از دستگاه کپی باید در نظر گرفته شوند عبارتند از: تنظیمات ابتدایی دستگاه، نحوه استفاده از تنظیمات مختلف، آماده‌سازی اسناد برای کپی و نگهداری و تعمیر دوره ای دستگاه کپی. شیوه کار با این دستگاه ها در اکثر مدل ها شبیه به هم است. در این مقاله به آموزش کار با دستگاه کپی و نکات مهم مربوط به آن می پردازیم.

نحوه کار با دستگاه کپی

پس از بیان اهمیت دستگاه های کپی در دنیای امروز، اکنون در این بخش مقاله، به آموزش نحوه استفاده از دستگاه فتوکپی می پردازیم. دستگاه های فتوکپی در طرز استفاده معمولا شبیه به هم هستند. در این اینجا، روش های معمول کار با دستگاه فتوکپی را به شما آموزش می دهیم. برای کار کردن با دستگاه کپی، می توانید به دو صورت دستی و اتوماتیک اقدام کنید. در ادامه به شرح هر یک از این روش ها می پردازیم.

نحوه استفاده از دستگاه کپی به صورت دستی

این روش معمولاً در دستگاه های قدیمی که امکان چاپ به صورت خودکار را ندارند انجام می شود. روش کپی گرفتن دستی نسبت به کپی اتوماتیک وقت بیشتری می گیرد. برای این منظور، به روش زیر عمل کنید:

• ابتدا سندی که قصد دارید از آن فتوکپی تهیه کنید را روی شیشه اسکنر ماشین قرار دهید. سپس درب را ببندید و مطمئن شوید که کاغذ حرکت نمی کند.

• حالا کاغذهای سفید را درون سینی مربوط به کاغذ بگذارید.

• عملیات کپی را با فشردن دکمه مربوطه آغاز کنید.

• پس از این که عملیات چاپ انجام شد و برگه چاپ شده از دستگاه بیرون آمد، سند دوم را روی شیشه اسکنر قرار دهید.

• در صورتی که قصد کپی گرفتن به صورت پشت و رو را دارید،  کاغذی را که یک طرف آن چاپ شده، به صورت برعکس داخل سینی کاغذ دستگاه بگذارید.

• اکنون می توانید از تمام کاغذها به صورت پشت و رو کپی بگیرید.

نحوه کار با دستگاه فتوکپی به صورت اتوماتیک

دستگاه های کپی جدید معمولا از چاپ پشت و روی اتوماتیک پشتیبانی می کنند. برای کار با دستگاه کپی به صورت اتوماتیک، به روش زیر عمل کنید:

• ابتدا اتصالات برق دستگاه را بررسی کرده و پس از مطمئن شدن از روشن بودن دستگاه، کاغذها را متناسب با ظرفیت سینی درون آن قرار دهید.

• در مرحله بعد، تونر را چک کنید. چرا که برای چاپ، باید در کارتریج به اندازه کافی تونر وجود داشته باشد.

• اکنون درب ADF یا همان تغذیه اتوماتیک را باز نمایید و اسناد موردنظر را طوری در ماشین بگذارید که با خط کش شیشه انطباق داشته باشد. پس از آن درب تغذیه خودکار را ببندید.

• حالا دکمه 2sided Copy را بزنید. این دکمه مربوط به چاپ دورو است و می توانید اوراق را به صورت پشت و رو کپی بگیرید و در هزینه خود صرفه جویی کنید.

• در مرحله بعد، دکمه Sided to 2Sided 1 را فشار داده و سپس دکمه OK را بزنید.

• اکنون بعد از انتخاب نوع کاغذ، تعداد چاپ را تعیین کنید.

• حالا دکمه های Start و Read-End را به ترتیب بفشارید تا فرآیند کپی آغاز شود.

نکات مهم در استفاده از دستگاه فتوکپی

قبل از کار با دستگاه کپی لازم است به نکات زیر توجه داشته باشید:

• تمیز کردن شیشه اسکنر: همواره قبل از شروع کار، صفحه اسکنر دستگاه را به خوبی تمیز کنید. برای این کار بهتر است که از یک دستمال نرم استفاده نموده و روی آن مقدار پاک کننده شیشه بریزید. دستمال را به آرامی روی شیشه بکشید تا تمام لکه های روی آن پاک شود.

• گرم کردن دستگاه: بسیاری از دستگاه های کپی قبل از استفاده، به چند دقیقه گرم کردن نیاز دارند. به طور کلی، دستگاه های کوچکتر و جدیدتر، زمان گرم شدن سریعتری دارد. دستگاه های بزرگ که دارای اجزای مختلف و ویژگی های پیشرفته هستند نسبت به یک چاپگر رومیزی گرمتر می شوند. همچنین، دستگاه های قدیمی تمایل به زمان بیشتری برای گرم شدن دارند.

• توجه به ظرفیت سینی چاپ: دقت کنید که کاغذها را متناسب با ظرفیت سینی دستگاه درون آن قرار دهید. قرار دادن برگه های بیشتر از ظرفیت دستگاه، ممکن است که به آن صدمه وارد کند.

• تنظیمات دستگاه کپی: در استفاده از دستگاه کپی، دقت داشته باشید که فرمت چاپ و سایر تنظیمات را متناسب با دفترچه راهنمای دستگاه انجام دهید.

• توجه به رنگ کاغذ: بهتر است که برای چاپ، برگه هایی با رنگ روشن را انتخاب کنید. چون در این نوع کاغذها به دلیل کنتراست بالا، کیفیت چاپ به طور قابل ملاحظه ای افزایش می یابد.

• درآوردن منگنه و اجسام خارجی از روی اسناد: قبل از فرآیند کپی، اسناد را بررسی کرده و در صورت وجود منگنه آن را خارج نمایید. با این اقدام، از آسیب رسیدن به دستگاه جلوگیری می شود.

• تست کردن برگه: قبل از این که دستور چاپ های متوالی را به دستگاه بدهید، بهتر است که ابتدا یک کاغذ را کپی بگیرید. پس از مطمئن شدن از کیفیت چاپ دستور فتوکپی تعداد زیادی برگه را اعمال نمایید. این کار باعث می شود که در صورت وجود ایراد در چاپ تعداد زیادی کاغذ خراب نشود.

نکات مهم در نگهداری از دستگاه کپی

• تمیز کردن منظم:

برای جلوگیری از ایجاد خطوط و لکه‌های بر روی کپی‌ها، باید به‌طور منظم شیشه اسکنر و راه‌های کپی را با یک پارچه نرم و بدون پرز تمیز کنید. استفاده از محلول‌های مناسب تمیزکننده مؤثر است.

• بررسی سطح جوهر و تونر:

همیشه سطح جوهر یا تونر را بررسی کنید و در صورت نیاز، آن را تعویض کنید. جوهر یا تونر کم کیفیت کپی‌ها را تحت تأثیر قرار می دهد.

• استفاده از کاغذ مناسب:

از کاغذهای با کیفیت و مناسب برای دستگاه کپی استفاده کنید. کاغذهایی که مناسب نیستند  باعث مشکلاتی مانند گیر کردن کاغذ می شوند.

• اجتناب از گرما و رطوبت:

دستگاه کپی را در محیطی خشک و خنک نگهداری کنید. دما و رطوبت زیاد به قطعات داخلی دستگاه آسیب می زنند و کیفیت کپی‌ها را کاهش می دهند.

• برنامه‌ریزی برای سرویس دوره‌ای:

به‌طور منظم دستگاه کپی را به تکنسین متخصص ببرید تا تعمیرات و نگهداری لازم انجام شود. این کار عمر دستگاه را افزایش می دهد و از بروز مشکلات جدی جلوگیری می کند.

نحوه کپی گرفتن دو رو با دستگه کپی

برای کپی گرفتن پشت و رو با دستگاه کپی، ابتدا اطمینان حاصل کنید که دستگاه شما روشن و آماده به کار است و کاغذ مناسب در سینی ورودی قرار دارد. سپس گزینه «کپی دو طرفه» یا Duplex» » را  از منوی تنظیمات انتخاب کنید.

این گزینه به دستگاه اجازه می‌دهد که هر دو طرف سند را به‌طور خودکار کپی کند. حالا سند مورد نظر را بر روی شیشه اسکنر قرار دهید یا در صورت وجود فیدر اتوماتیک، چندین صفحه را به‌طور همزمان وارد کنید.

با فشار دادن دکمه «کپی» یا «شروع»، دستگاه به فرآیند کپی‌گیری آغاز می‌کند و پس از اتمام کار، کپی‌های چاپ‌شده را از سینی خروجی بردارید. این روش به شما امکان می‌دهد تا به‌راحتی از اسناد خود به‌صورت دو طرفه کپی بگیرید و در عین حال در مصرف کاغذ صرفه‌جویی کنید.

سوالات متداول در خصوص کار با دستگاه کپی

1. چگونه تعداد کپی را تعیین کنیم؟

برای مشخص کردن تعداد کپی، از اعداد روی صفحه استفاده کنید. مثلاٌ اگر سه تعداد کپی از اسناد مدنظرمان نیاز داریم با لمس عدد 3 این فرمان به دستگاه کپی صادر می شود، پس از آن با فشردن دکمه copy دستگاه سه سری از اسناد کپی خواهد گرفت.

2. متوقف کردن فرآیند کپی چگونه است؟

برای این منظور، با فشردن دکمه stop یا cancel می توانید ادامه کپی گرفتن را متوقف نمائید. البته توصیه می شود که همواره قبل از دادن فرمان کپی به دستگاه، مطمئن باشیم. بدین صورت  در ادامه، به کنسل کردن نیازی نخواهیم داشت.

3. چگونه با دستگاه کپی رنگی یا سیاه سفید بگیریم؟

در صورتی که دستگاه کپی شما از هر دو قابلیت کپی رنگی و سیاه و سفید پشتیبانی می کند، برای این منظور، کلید black را برای کپی سیاه و سفید و color را برای گرفتن کپی رنگی بفشارید.

4. چگونه کیفیت چاپ را بالا ببریم؟

در تنظیمات دستگاه کپی گزینه ای به نام کنتراست وجود دارد که با تنظیم آن می توان متن و تصویر را از پس زمینه صفحه (Background) متمایز نمود. این امر موجب بالا رفتن کیفیت وضوح کپی موردنظر می شود. در اینجا مطالعه مقاله رفع مشکل سایه انداختن دستگاه کپی را به شما پیشنهاد می کنیم.

برای استفاده از این قابلیت در نحوه کار با دستگاه کپی، از کلید کنتراست بر روی صفحه دستگاه کپی که به شکل دایره ای است و نصف آن توپر مشکی و نصف آن سفید است استفاده کرد. شناخت این کلید در دستگاه کپی تاثیر بسزایی در کیفیت خروجی های دستگاه کپی دارد.