راهنمای خرید دستگاه فکس

خرید دستگاه فکس همچنان یکی از نیازهای اساسی بسیاری از شرکت‌ها، ادارات و کسب‌وکارهای مختلف است. در دنیایی که ارتباطات دیجیتال سرعت بالایی دارند، برخی اسناد مهم هنوز هم نیاز به ارسال و دریافت از طریق فکس دارند. امنیت بیشتر، سهولت استفاده و امکان ذخیره اسناد فکس شده، از مزایایی هستند که باعث شده‌اند دستگاه‌های فکس همچنان جایگاه خود را حفظ کنند.

اما انتخاب یک دستگاه فکس مناسب، به فاکتورهای متعددی بستگی دارد؛ از نوع تکنولوژی چاپ گرفته تا امکاناتی مانند حافظه داخلی، قابلیت اتصال به کامپیوتر و سرعت ارسال و دریافت اسناد. اگر قصد خرید دستگاه فکس را دارید، این راهنمای جامع برای انتخاب دستگاه فکس به شما کمک می‌کند تا با شناخت ویژگی‌ها و نکات کلیدی، بهترین دستگاه فکس را برای نیازهای خود انتخاب کنید.

چرا هنوز به خرید دستگاه فکس نیاز داریم؟

در نگاه اول، ممکن است به نظر برسد که خرید دستگاه فکس غیرضروری است، اما واقعیت این است که این دستگاه همچنان در بسیاری از حوزه‌ها نقش مهمی ایفا می‌کند. فکس امنیت بیشتری نسبت به ایمیل دارد، زیرا ارتباط از طریق خطوط تلفن انجام می‌شود و احتمال هک شدن آن بسیار کمتر است. همچنین بسیاری از سازمان‌ها مانند ادارات دولتی و بانک‌ها، تنها فکس را به‌عنوان یک روش رسمی برای ارسال اسناد مهم قبول دارند.

در محیط‌های کاری که همچنان از اسناد کاغذی استفاده می‌شود، فکس راهی سریع و مطمئن برای ارسال مدارک است. علاوه بر این، برخلاف ایمیل، فکس نیازی به اتصال اینترنت ندارد و در مواقعی که اینترنت قطع شود، همچنان قابل استفاده خواهد بود.

انواع دستگاه‌های فکس و کاربرد هر یک

دستگاه‌های فکس در مدل‌های مختلفی تولید می‌شوند که هر یک ویژگی‌های خاص خود را دارند خرید دستگاه فکس به میزان استفاده، بودجه و نیازهای سازمانی شما بستگی دارد.

۱. خرید دستگاه فکس حرارتی

فکس‌های حرارتی از کاغذ مخصوص حرارتی برای چاپ استفاده می‌کنند. این مدل‌ها هزینه اولیه پایینی دارند و نیازی به جوهر یا تونر ندارند، اما کیفیت چاپ آن‌ها پایین است و متون ارسال‌شده روی کاغذ، به مرور زمان محو می‌شوند. این نوع فکس بیشتر برای دفاتر کوچک و کسب‌وکارهایی مناسب است که نیاز به آرشیو طولانی‌مدت اسناد ندارند.

۲. خرید دستگاه فکس کاربنی

فکس‌های کاربنی از نوار کاربنی برای چاپ استفاده می‌کنند و کیفیت بهتری نسبت به مدل‌های حرارتی دارند. هزینه نگهداری آن‌ها کمتر از مدل‌های جوهرافشان است و اسناد چاپ‌شده ماندگاری بیشتری دارند. این مدل‌ها برای دفاتری که نیاز به ارسال و دریافت اسناد با کیفیت متوسط دارند، گزینه مناسبی محسوب می‌شوند.

۳. خرید دستگاه فکس لیزری

فکس‌های لیزری از فناوری تونر مشابه پرینترهای لیزری استفاده می‌کنند. کیفیت چاپ این مدل‌ها بسیار بالاست و هزینه هر برگ چاپ‌شده نسبت به مدل‌های جوهرافشان کمتر است. اگر در محیط کاری خود روزانه تعداد زیادی فکس ارسال و دریافت می‌کنید، این مدل بهترین گزینه خواهد بود. هزینه اولیه فکس‌های لیزری بالاتر از مدل‌های حرارتی و کاربنی است، اما در طولانی‌مدت، از نظر هزینه‌های نگهداری مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند.

۴. خرید دستگاه فکس چندکاره

فکس‌های چندکاره، علاوه بر ارسال و دریافت فکس، قابلیت‌هایی مانند پرینت، اسکن و کپی را نیز ارائه می‌دهند. این مدل‌ها برای دفاتر مدرن و سازمان‌هایی که نیاز به دستگاهی چندمنظوره دارند، انتخاب ایده‌آلی هستند. برخی از مدل‌های چندکاره، امکان اتصال به شبکه و ارسال فکس از طریق کامپیوتر را نیز دارند که می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد.

نکات مهم هنگام خرید دستگاه فکس

خرید دستگاه فکس به نظر ساده می‌آید، اما اگر انتخاب درستی نداشته باشید، ممکن است هزینه اضافی کنید یا دستگاهی بخرید که پاسخگوی نیازتان نباشد. فکس‌های موجود در بازار دارای مدل‌ها و ویژگی‌های متنوعی هستند، بنابراین باید قبل از خرید، فاکتورهای مهمی را در نظر بگیرید. در ادامه، نکات کلیدی برای انتخاب دستگاه فکس را بررسی می‌کنیم.

۱. میزان استفاده

قبل از خرید دستگاه فکس، مشخص کنید که چه مقدار از دستگاه فکس استفاده خواهید کرد. اگر تنها چند فکس در هفته ارسال می‌کنید، مدل‌های ارزان‌تر مانند فکس حرارتی یا کاربنی مناسب هستند. اما اگر روزانه حجم زیادی از اسناد را ارسال و دریافت می‌کنید، بهتر است یک مدل لیزری یا چندکاره انتخاب کنید.

۲. هزینه‌های نگهداری و خرید دستگاه فکس

علاوه بر قیمت خرید دستگاه، هزینه‌های جانبی مانند تونر، کارتریج جوهر و نوار کاربنی را نیز در نظر بگیرید. برخی از مدل‌ها ممکن است قیمت اولیه پایینی داشته باشند، اما هزینه مواد مصرفی آن‌ها بالا باشد. فکس‌های لیزری معمولاً هزینه نگهداری کمتری در طولانی‌مدت دارند.

۳. کیفیت چاپ و ماندگاری اسناد

اگر نیاز دارید که اسناد ارسالی شما کیفیت بالایی داشته باشند و برای مدت طولانی آرشیو شوند، فکس‌های لیزری گزینه بهتری هستند. مدل‌های حرارتی به مرور زمان کمرنگ می‌شوند و برای اسناد رسمی مناسب نیستند.

۴. قابلیت‌های جانبی بهترین دستگاه فکس

برخی از دستگاه‌های فکس، قابلیت‌هایی مانند حافظه داخلی برای ذخیره اسناد، ارسال فکس زمان‌بندی‌شده، شماره‌گیری خودکار و مسدود کردن شماره‌های مزاحم را دارند. این ویژگی‌ها می‌توانند تجربه کاربری بهتری ارائه دهند و در برخی موارد، ضروری باشند.

۵. امکان اتصال به کامپیوتر و شبکه

اگر در محیط کاری خود نیاز به ارسال و دریافت فکس از طریق کامپیوتر دارید، بهتر است مدلی را انتخاب کنید که قابلیت اتصال به کامپیوتر از طریق USB یا شبکه را داشته باشد. این قابلیت باعث می‌شود که ارسال و دریافت فکس با کامپیوتر و بدون نیاز به چاپ کاغذ انجام شود و در هزینه‌ها صرفه‌جویی گردد.

توجه به امکانات هنگام انتخاب دستگاه فکس

در هنگام خرید دستگاه فکس، انتخاب مدل مناسب برای کسب‌وکار یا نیازهای شخصی شما می‌تواند تاثیر زیادی در کارآیی و بهره‌وری داشته باشد. دستگاه‌های فکس مدرن علاوه بر ارسال و دریافت فکس، ویژگی‌های کاربردی زیادی را نیز ارائه می‌دهند. در ادامه به برخی از قابلیت‌های مهمی که هنگام خرید دستگاه فکس باید به آن‌ها توجه کنید، پرداخته‌ایم:

1. قابلیت کپی در دستگاه فکس

تمام مدل‌های فکس به دلیل داشتن اسکنر، قابلیت کپی اسناد را دارند. البته کیفیت کپی در مدل‌های مختلف متفاوت است. فکس‌های حرارتی و کاربنی کیفیت متوسطی ارائه می‌دهند، درحالی‌که مدل‌های لیزری به دلیل استفاده از تونر، خروجی بهتری دارند. بسیاری از دستگاه‌های فکس دکمه‌ای با نام "Resolution" دارند که به کاربر امکان تنظیم کیفیت کپی را می‌دهد.

2. امکان کپی از شناسنامه و گذرنامه

برخی از دستگاه‌های فکس که مجهز به اسکنر تخت (Flatbed) هستند، می‌توانند از مدارکی مانند شناسنامه و گذرنامه هم کپی بگیرند. این ویژگی در مدل‌های خاصی از برند پاناسونیک وجود دارد و برای دفاتر رسمی، آژانس‌های مسافرتی و سازمان‌هایی که نیاز به کپی از مدارک هویتی دارند، بسیار کاربردی است.

3. گوشی تلفن در دستگاه فکس

برخی از فکس‌ها دارای گوشی تلفن هستند، درحالی‌که برخی دیگر این ویژگی را ندارند. در خطوط تلفکس، یعنی خطوطی که هم برای تلفن و هم برای فکس استفاده می‌شوند، داشتن گوشی تلفن ضروری است. این امکان به کاربران کمک می‌کند قبل از ارسال فکس، با مخاطب تماس گرفته و از آمادگی او مطمئن شوند.

4. قابلیت منشی تلفنی در فکس

بعضی از مدل‌های فکس که دارای گوشی تلفن هستند، قابلیت ضبط پیام‌های صوتی را نیز دارند. در این دستگاه‌ها، اگر تماس‌گیرنده بخواهد فکس ارسال کند، دستگاه به‌طور خودکار به حالت دریافت فکس تغییر می‌کند و اگر قصد گذاشتن پیام داشته باشد، پیام او ضبط خواهد شد. این ویژگی برای شرکت‌هایی که همیشه پاسخگوی تماس‌ها نیستند، بسیار مفید است.

5. اتصال دستگاه فکس به کامپیوتر

بسیاری از دستگاه‌های فکس مدرن امکان اتصال به کامپیوتر را دارند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد فکس‌های دریافتی را ابتدا روی سیستم مشاهده کرده و در صورت نیاز چاپ کنند. به این ترتیب، می‌توان از چاپ اسناد غیرضروری جلوگیری کرده و در هزینه‌های کاغذ و تونر صرفه‌جویی کرد.

6. قابلیت اسکن در فکس

دستگاه‌های فکسی که از طریق USB یا شبکه به کامپیوتر متصل می‌شوند، معمولاً می‌توانند به‌عنوان اسکنر نیز عمل کنند. این اسکنرها می‌توانند اسناد را در قالب‌های مختلفی مانند PDF ذخیره کرده و حتی به ایمیل ارسال کنند. برخی مدل‌های پاناسونیک این امکان را دارند که فایل اسکن‌شده را بدون نیاز به کامپیوتر مستقیماً ارسال کنند.

7. عملکرد دستگاه فکس به عنوان پرینتر

مدل‌هایی از فکس که امکان اتصال به کامپیوتر دارند، می‌توانند به‌عنوان پرینتر نیز استفاده شوند. در برخی مدل‌های پیشرفته، حتی قابلیت اتصال به شبکه نیز وجود دارد، بنابراین چندین کاربر می‌توانند از آن به‌عنوان یک پرینتر مشترک بهره ببرند.

8. سرعت ارسال و دریافت بهترین دستگاه فکس

سرعت ارسال فکس در دستگاه‌های مختلف متفاوت است و معمولاً بر اساس کیلوبیت بر ثانیه (kbps) سنجیده می‌شود. فکس‌های جدید سرعت بیشتری دارند و عملکرد آن‌ها بهینه‌تر شده است. البته سرعت ارسال علاوه بر مودم دستگاه، به کیفیت اسکنر و پرینتر داخلی آن نیز بستگی دارد.

9. حافظه داخلی برای ذخیره فکس‌های دریافتی

در صورتی که کاغذ دستگاه تمام شود یا مشکلی در پرینتر داخلی آن به وجود بیاید، برخی مدل‌های فکس می‌توانند اسناد دریافتی را در حافظه ذخیره کنند. به این ترتیب، پس از رفع مشکل، دستگاه به‌طور خودکار فکس‌های ذخیره‌شده را چاپ خواهد کرد.

در برخی مدل‌های فکس، امکان زمان‌بندی ارسال وجود دارد. این ویژگی برای ارسال فکس‌های بین‌المللی یا ارسال اسناد در ساعات غیر اداری بسیار مفید است. کاربران می‌توانند سند مورد نظر را از قبل اسکن کرده و برای ارسال در زمان مشخصی برنامه‌ریزی کنند.

11. مسدود کردن دریافت فکس‌های ناخواسته

برخی از دستگاه‌های فکس به کاربران اجازه می‌دهند شماره‌های خاصی را مسدود کنند. این قابلیت برای جلوگیری از دریافت فکس‌های تبلیغاتی بسیار مفید است و باعث کاهش مصرف کاغذ و تونر می‌شود.

12. امکان ارسال سربرگ اختصاصی

در بسیاری از مدل‌های فکس، می‌توان نام شرکت و شماره تلفن را در حافظه دستگاه ذخیره کرد تا در بالای تمامی فکس‌های ارسالی نمایش داده شود. این ویژگی باعث افزایش اعتبار حرفه‌ای فرستنده می‌شود و اطلاعات شرکت را به‌طور واضح در اسناد درج می‌کند.

13. ذخیره شماره‌های تلفن در حافظه دستگاه فکس

بعضی از مدل‌های فکس، دفترچه تلفن داخلی دارند که به کاربران امکان می‌دهد شماره‌های پرکاربرد را در حافظه دستگاه ذخیره کنند. این ویژگی باعث افزایش سرعت ارسال فکس شده و فرآیند شماره‌گیری را ساده‌تر می‌کند.

با توجه به این ویژگی‌ها، هنگام خرید دستگاه فکس، باید به نیازهای خاص خود توجه کرده و دستگاهی را انتخاب کنید که مناسب‌ترین ویژگی‌ها را برای کسب‌وکار یا استفاده شخصی شما فراهم کند.

بهترین دستگاه فکس در بازار

برای خرید دستگاه فکس چندین برند مطرح در بازار دستگاه‌های فکس وجود دارند که هر یک مدل‌های مختلفی را ارائه می‌دهند.

خرید کدام دستگاه فکس برای شما مناسب است؟

برای خرید دستگاه فکس، ابتدا باید میزان استفاده و نیازهای خود را مشخص کنید. اگر استفاده شما محدود است و بودجه کمی دارید، مدل‌های حرارتی یا کاربنی انتخاب مناسبی خواهند بود. اما اگر روزانه تعداد زیادی سند ارسال و دریافت می‌کنید، مدل‌های لیزری یا چندکاره گزینه‌های بهتری هستند.

همچنین باید هزینه‌های نگهداری، کیفیت چاپ و قابلیت‌های جانبی را نیز در نظر بگیرید. با انتخاب دستگاه فکس که متناسب با نیازهای شما باشد، می‌توانید بهترین عملکرد را از فکس خود دریافت کنید و در محیط کاری خود بهره‌وری بالاتری داشته باشید.